Cuando das de alta a un cliente nuevo en tu gestoría, hay una pregunta que casi nunca se responde por escrito: ¿por dónde y cómo va a mandarte las facturas a partir de ahora?
Nadie lo decide de forma explícita, así que lo suele decidir el cliente. Eso hace que uno las envíe por WhatsApp, otro por email sin asunto, otro las trae en papel el día 18 del mes que le toca liquidar. Y seis meses después tienes tantos sistemas de entrada como clientes.
Ese desorden nunca aparece de golpe, sino que se construye factura a factura, desde el primer día que un cliente nuevo no sabe qué esperas de él.
En este artículo
El primer mes es el que fija el hábito
La forma en que un cliente te manda su primera factura suele ser la forma en que te las va a mandar durante los próximos años, y si nadie le dice lo contrario, repetirá lo que hizo la primera vez porque funcionó.
Por eso, el momento de más impacto para ordenar la entrada de facturas no es cuando el desorden ya existe, sino el día del alta, antes de que el cliente tenga ningún hábito que romper. Es mucho más fácil pedir algo desde el principio que corregirlo después de que se ha normalizado.
Qué debe fijar un protocolo de bienvenida
No hace falta un documento largo. Con que responda a cinco preguntas basta para eliminar la mayoría de la fricción posterior:
Por dónde se envían las facturas. Un único canal, no "lo que te venga mejor". Si usas Invogest, ese canal es el portal: el cliente sube el PDF o la foto y ya está, sin depender de que tú lo veas en un chat de WhatsApp con otras cien conversaciones.
Qué formato es válido. PDF o foto legible, no una captura de pantalla borrosa ni un archivo de WhatsApp comprimido hasta ser ilegible. Vale la pena poner un ejemplo visual de una foto que sirve y una que no.
Con qué plazo. No "cuando puedas", sino una fecha concreta dentro de cada mes. Si el cliente sabe que el día 5 es su fecha límite, deja de improvisar el día 28.
Qué hacer con las facturas en papel. Muchos autónomos siguen recibiendo tickets y facturas físicas de proveedores. El protocolo tiene que decir explícitamente qué hacer con ellas (fotografiarlas y subirlas igual que las demás) en lugar de dejar que se acumulen en un cajón hasta la próxima visita a la gestoría.
A quién preguntar si hay dudas. Un nombre y una vía de contacto, no "ya verás cuando llegue el trimestre". La mayoría de errores de formato pasan porque el cliente no sabía a quién preguntar y decidió resolverlo por su cuenta.
Por qué conviene ponerlo por escrito, y no solo explicarlo
Explicarlo en la reunión de alta está bien, pero se queda en el olvido en dos semanas. En cambio, un documento breve que el cliente pueda volver a mirar cumple dos funciones principales: sirve de referencia cuando ya no se acuerda de lo que hablasteis, y deja constancia de que el criterio se explicó desde el principio, así que la próxima vez que llegue una factura fuera de formato tienes algo concreto a lo que remitirte.
La plantilla
Para no montarlo desde cero cada vez, te hemos preparado un documento de protocolo de bienvenida en Word, que puedes personalizar con tu logo y tu forma de trabajar, y enviar a cada cliente nuevo en el momento del alta. Incluye:
Un apartado para fijar el canal de envío (con espacio para anotar el enlace o los datos de contacto si usas Invogest).
Los formatos aceptados y no aceptados, con ejemplos.
Un calendario editable con la fecha límite mensual.
Qué hacer con facturas en papel o tickets sueltos.
Un apartado de contacto para dudas.
Un espacio final de confirmación, para que el cliente firme o marque que lo ha leído.
Puedes descargar la plantilla en Word al final de este artículo.
Cómo encaja esto con Invogest
El protocolo resuelve la parte de comunicación: que el cliente sepa qué se espera de él. Invogest resuelve la otra mitad: que cumplir ese protocolo sea tan fácil como sacar una foto y subirla, sin necesidad de recordar contraseñas de correo ni buscar el chat de WhatsApp correcto. Cuando el canal es un portal único y la IA extrae proveedor, NIF, base, IVA y total automáticamente, no necesitas perseguir la factura ni picarla a mano: solo revisar que los datos importados a ContaSol o Sage 50 son correctos.
El protocolo, además, hace más fácil justificar el cambio de canal ante los clientes que llevan años enviando facturas "como siempre": no es una imposición aislada, es parte de cómo trabajas desde el primer día con cualquier cliente nuevo.
Cómo implantarlo sin que suene a burocracia
Envíalo en el mismo correo o mensaje en el que confirmas el alta del cliente, no como un documento aparte y desconectado.
Menciónalo también de palabra en la primera llamada o reunión: un documento que nadie lee no sirve de nada.
Empieza solo con los clientes nuevos. No hace falta rehacer el protocolo con toda la cartera a la vez; los clientes actuales pueden mantener su sistema hasta que decidas migrarlos.
Revisa el documento cada pocos meses con los casos reales que se te vayan escapando: una excepción que se repite tres veces ya es una pregunta que falta en el protocolo.
¿Quieres que la entrada de facturas sea tan simple como el protocolo que acabas de leer? Prueba Invogest gratis y deja que tus clientes suban sus facturas a un único sitio, sin perseguir nada por WhatsApp.