Si has estado mirando la web de Invogest y has visto palabras como "API REST", "integración con Sage 50" o "sincronización con ContaSol", es normal que te eches un poco para atrás. En una gestoría el día a día va de facturas, IVA y clientes que llaman preguntando por su modelo 303, no de programación.
Así que vamos a aclararlo, no, no necesitas saber nada de tecnología para usar Invogest. Esa parte técnica existe, pero es opcional, y está pensada para quien la quiera usar como un más a más.
En este artículo
Por qué hablamos de APIs en la web
Invogest se conecta con el software que ya usa tu cliente, por ejemplo ContaSol, Sage 50, etc. para que las facturas que emiten las recibas directamente, sin que nadie tenga que volver a teclear un NIF o una base imponible. Eso, para una gestoría que trabaja con un desarrollador de confianza, es una maravilla: se monta una vez y a partir de ahí todo fluye solo.
Por eso en la web aparecen esos términos. Pero son solo una de las dos formas de trabajar con Invogest, no la única.
La otra opción: sin tocar una sola integración
Si todo esto te suena a chino y no te apetece complicarte, hay un camino igual de válido: usar Invogest tal cual, desde el navegador, sin conectar nada a tu software de contabilidad.
Funciona así:
Te creas una cuenta en Invogest, como en cualquier aplicación web.
Das de alta a cada cliente y le generas un acceso propio.
Tu cliente entra con ese acceso y sube sus facturas, foto o PDF, desde su móvil o su ordenador.
Invogest extrae los datos automáticamente: proveedor, NIF, fecha, IVA, IRPF, total.
Tú revisas esos datos desde tu cuenta y los pasas a tu programa de contabilidad como haces siempre, manualmente.
Es decir, te quitas de en medio el correo con veinte fotos borrosas y el WhatsApp de "te mando las facturas del mes". Tienes todas las facturas ordenadas, conciliadas y con los importes que tienes que introducir ya calculados. El proceso sigue siendo tan manual como quieras que sea.
¿Es peor esta opción?
No solo es un poco más lenta. La diferencia entre las dos formas de trabajar no está en el resultado, está en cuánto tiempo te ahorras.
Con la integración vía API, los datos pasan directos a ContaSol, Sage o cualquier otra plataforma, sin que tengas que exportar ni importar nada. El ahorro es máximo. Sin integración, es necesario meter los datos a mano, pero ya no tienes que perseguir facturas ni introducirlas dato a dato desde cero, que es donde de verdad se va el tiempo en una gestoría.
Dicho de otra forma, la API acelera el último tramo del proceso. El resto del proceso funciona exactamente igual con o sin integración.
Entonces, ¿cuándo tiene sentido conectar la API?
Tiene sentido si en tu gestoría hay alguien (tú, un compañero o un proveedor externo) que puede dedicar un rato a configurarlo, o si ya trabajáis con un técnico para otras cosas del despacho. Una vez montada, la integración funciona sola y es la opción con menos fricción a largo plazo.
Si no es tu caso, no pasa nada. Puedes empezar hoy mismo usando solo el portal web, sin integrar nada, y plantearte la API más adelante si en algún momento os interesa dar ese paso. Son dos velocidades distintas para llegar al mismo sitio, que es dejar de perseguir las facturas de tus clientes.